دانلود پاورپوینت مدیریت اسناد و بایگانی.PPT

لینک دانلود و خرید پایین توضیحات

دسته بندی : پاورپوینت

نوع فایل :  .PPT ( قابل ویرایش و آماده پرینت )

 قسمتی از متن .PPT : 

تعداد اسلاید : 34 اسلاید

مدیریت اسناد و بایگانی تنظیم: فرزانه مظهری
دفتر پژوهشی
دانشکده مهندسی کامپیوتر مدیریت امور دفتری:

مجموعه اصول و روشهایی است که ناظر بر دریافت و ثبت، تهیه و صدور نامه های اداری می باشد و موجب هماهنگی، کنترل و بهبود روشهای گردش نامه های اداری در کلیه سطوح سازمانی می باشد.

امور دفتری یا سیستم گردش نامه های اداری
دریافت،ثبت، ارجاع ،پیگیری وصدور می شودو هر کدام از مداحل مذکور نیز از اقدامها و مراحل جزیی تری برخوردارمی باشد. دبیر خانه:

دبیرخانه و دفاتر مدیریتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظیفه می نمایند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم اموردفتری و گردش نامه های اداری می باشد. نامه های اداری:
یک وسیله مکتوب اداری است که در اجرای وظایف اداری تهیه و یا دریافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاریخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبیر خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود. یادداشت اداری:
برای هدایت و راهنمایی و تسریع در امور و وظایف اداری از طرف سطوح سازمانی نوشته و صادر می شود و می تواند فاقد شماره باشد و دارای تاریخ و امضاء می باشد. انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:

1- وارده 2- صادره
شخصی
اداری
محرمانه
1- محرمانه
2- خیلی محرمانه
3- سری
4- کلی سری انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری

دسته نامه های بازگشتی یا عطفی،پیرو وابتدا به ساکن تقسیم می شود. عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری:
کارکنان با تجربه وآموزش دیده.
تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری
تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری
تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه
تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه
تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه
تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری

رئیس دفتر یا دبیر خانه
معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه
مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری:
عادی
بازکردنی
قابل کنترل نامه های باز نکردنی:

نامه های خصوصی و اداری وپژه
نامه های باز شدنی فرم کنترل نامه:

مشخصات نامه های ارسالی وکلیه واحدهای مربوطه را همراه با مهلت اقدام برای گیرندگان مشخص می نماید. کد گذاری نامه:
برای تسهیل کار متصدیان تعیین مسیر گردش نامه، باید کلیه واحدهای دارای کد شناسایی باشند تا به وسیله کد گذاری امر شناسایی و توزیع نامه ها آسانتر صورت پذ یرد. انواع دفاتر وفرمهای مدیریت امور دفتری:
دفتر ثبت وارده و صادره
دفتر اندکس دبیرخانه
دفتر راهنمای الفبایی
دفتر اندکس شماره ای
دفتر ارسال ورسید نامه ها
فرمها:
فرم در خواست پرونده
فرم جانشین پرونده
فرم ارجاع نامه کنترل نامه ها: <b