تحقیق درباره طرح اتوماسیون اداری

لینک دانلود و خرید پایین توضیحات

فرمت فایل word  و قابل ویرایش و پرینت

تعداد صفحات: 162

طرح اتوماسیون اداری

مرحله اول (دبیرخانه و بایگانی)

فهرست مندرجات

1- مقدمه 1

2- تعریف پروژه 2

3- اهداف پروژه 2

4- مراحل انجام کار 2

1-4- انتخاب نرم‏افزار 3

2-4- تشکیل کمیته راهبری 3

3-4- شناخت و برنامه‏ریزی 4

4-4- برنامه زمان‏بندی سیستم اتوماسیون اداری 6

5-4- آموزش 7

6-4- نصب و راه‏اندازی 7

7-4-پشتیبانی 8

5- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت) 9

6- پیوست‏ها

پیوست 1- گزارش ارزیابی نرم‏افزارها

پیوست 2- گزارش برنامه اجرایی

پیوست3- راهنمای کاربران - دبیر

پیوست4- راهنمای کاربران - مدیر

1- مقدمه

استفاده مناسب از فناوری‏های نوین و به خصوص امکانات فراهم‏ آمده در زمینه فناوری اطلاعات می‏تواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.

استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مکاتبات کاغذی در حد ممکن نیز از جمله مواردی است که نه تنها می‏تواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلکه به میزان قابل توجهی بهره‏وری کارکنان و مدیران را نیز افزایش دهد. خوشبختانه نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان می‏باشد و علاوه بر دبیرخانه‏های مرکزی، دبیرخانه فرعی در کلیه معاونت‌ها تشکیل گردیده است و در سایربخش‌ها معاونت دیگر نیز در دست اقدام می‏باشد. حدود 176 نفر از کارکنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیده‎‏اند و غالباً در حال بکارگیری سیستم می‏باشند. حدود 110 دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی 38 دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهره‏برداری می‏باشد. با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری می‎توان امیدوار بود که در آینده نزدیک گردش‏نامه‏ها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.

2- تعریف پروژه

انتخاب، تأمین و راه‏اندازی سیستم رایانه‏ای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن

3- اهداف پروژه

پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال می‏نماید :

شناسایی نرم‏افزارهای موجود در داخل کشور در زمینه اتوماسیون اداری

پیشنهاد مناسب‏ترین نرم‏افزار جهت بکارگیری در ستاد وزارت صنایع و معادن

تأمین نرم‏افزار

نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری

پشتیبانی

راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر می‏باشد.

سامان یافتن امور دبیرخانه و بایگانی

افزایش سرعت و دقت در گردش مکاتبات

کاهش حجم بایگانی

کاهش میزان حجم جابجایی کاغذ در مکاتبات

امکان پیگیری موارد و تهیه گزارشات آماری

4- مراحل انجام کار

برای انجام پروژه مراحلی تحت عناوین زیر مطرح گردیده است :

1-4- انتخاب نرم‏افزار

2-4- تشکیل کمیته راهبری

3-4- شناخت و برنامه‏ریزی

4-4- برنامه زمان‌بندی سیستم اتوماسیون اداری

5-4- آموزش

6-4- نصب و راه‏اندازی

7-4- پشتیبانی

در ادامه توضیح مختصری از مراحل انجام کار ارائه می‏شود.

1-4- انتخاب نرم‏افزار

برای تدارک نرم‏افزار مناسب اتوماسیون اداری فعالیت‏های زیر انجام شده است :

شناسایی وضعیت موجود وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری

تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری

شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران و تعیین نرم‏افزارهای کاندید

تعیین شاخص‏های ضروری جهت ارزیابی نرم‏افزارهای کاندید و امتیازدهی آنها

ارزیابی نرم‏افزار کاندید

نتیجه‏گیری و گزینش سه نرم‏افزار برتر

انتخاب نهایی نرم‏افزار مورد نظر

این مرحله از پروژه به صورت کامل انجام گردیده و نرم‏افزار مورد نظر انتخاب شده و با شرکت مربوطه قرارداد منعقد شده است.

2-4- تشکیل کمیته راهبری

اعضای کمیته راهبری در اردیبهشت ماه 81 مشخص گردیدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولین جلسه کمیته راهبری در تاریخ 8/3/81 با شرکت اعضاء برگزار گردید و در مجموع پنج جلسه کمیته برگزار گردیده است. کمیته راهبری از افراد زیر تشکیل گردیده است :

معاونت اداری و مالی

نماینده معاونت شورای فناوری اطلاعات

نماینده معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری

مدیر کل امور اداری

مدیر کل تشکیلات و بودجه

شرکت ناظر

گروه توسعه و پشتیبانی شبکه